行政管理系统

 行政管理，对任何一个组织机构来说，都是是其运营发展最为重要的部分。行政管理系统是组织机构的中枢神经系统，行政管理系统建设对整个组织团体管理都举足轻重。行政管理系统组织机构的管理事物和推动着企业行政事务、人力资源、生产技术、施工、设计、资金周转、市场营销等的正茶馆运行。制定并实施行政管理系统解决方案，运用信息化的手段和方法，重新组织机构关系，进行行政管理体系的改革，对于增强企业竞争力，实现企业内外有效地协调沟通具有重要意义。

一、行政管理系统市场需求分析

    行政管理系统开发，在一个管理体系中既处于领导组织地位，又处于保障和服务的基础地位。行政管理系统推动和保证着企业的生产、资金、经营等业务的顺利、有效进行，促进政府等组织机构间各部门的相互之间的协调沟通。行政管理工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面非常重要。行政管理系统也不同于政府机关的行政管理，其具有相当的特殊性。如果一个缺乏良好的行政管理系统解决方案，那企业的生产、经营以及各项管理职能就缺乏基本的保证，对政府等组织机构而言，行政管理系统也担任着相当重要的职责。

　　行政管理系统基于互联网络，为行政管理人员建立起一个有效、快速的沟通体系结构，针对各种企事业单位或政府组织结构，行政管理中存在的各种问题进行高效、快速的系统管理，使各个环节都有效管理，实现快速可靠、稳定运作，从而解决最基本的行政管理问题。行政管理系统能够给把行政管理人员从繁重复杂的日常维护及管理工作中解放出来，实施行政管理系统解决方案，可大幅度地提高企事业单位、政府机关相关工作人员的工作效率，从而降低工作成本。

二、行政管理系统解决方案实施评估

    实施行政管理最主要的就是要达到管理、协调、服务整个企业运营发展的目的，并尽可能大地获取经济效益，因此，实施信息化的行政管理系统解决方案，对改进企业行政管理非常必要，但在次之前，各企事业单位首先应对行政管理系统解决方案进行合理系统的评估，安靠觉得应该注意一下几方面：

    1、首先确认行政管理系统解决方案是否适合企业生产经营实际现状。企业行政管理系统关系到企业的各个方面，统一管理调配着整个企业各个部门、环节、资源的运营状况，不是独立的存在,如果企业行政管理系统解决方案不符合企业生产经营实况,不能充分调动、利用和合理调配企业的入力、物力、财力、技术等资源,就不能广泛地调动广大员工的积极性、主动性和创造性，不利于开源节流,提高企业经济效益,加快企业发展,那也是没有价值的。

    2、评估行政管理系统解决方案是否能实现加强内部信息交流做好沟通协调的作用。行政管理属于企业内部的管理体系，现代企业管理正逐步加强组织内部的信息交流。每个企业，都是由上下级、同事之间,生产、经营活动等人和物组成一个复杂的群体,若不能进行正常的信息交流和挑一调配，企业就不能发挥团队协作精神。因此，在行政管理系统改进行过程中要充分听取各个部门的意见和建议，加强沟通协调。

    3、全面考虑内外部环境对实施行政管理系统解决方案的影响。构建现代企业行政管理体系是一项系统工程，需要外内部条件相结合,适应国家社会的进步与发展，同时依靠企业自身努力，学习先进的管理技术和培养优秀的管理人才，因此,要充分考虑内外部环境的影响，要切合实际进行变革。

    总之，实施行政管理系统解决方案，就是要促进企业实现经济效益最大化。因为,改革只是一种手段，促进企业更加科学、规范的运作，取得更大的经济效益才是行政管理软件开发的根本目的。

三、行政管理系统解决方案实施目标

现有的企业行政管理体系存在的诸多问题，行政管理改革面临诸多困难，实施行政管理系统解决方案的目标就是要成功解决政协企业行政管理中存在的困难，实现以下目标：

    1、明确行政管理系统内的职能划分。目前大多企业的行政管理体系内职能划分不够明确，在原有的企业行政管理系统内部,常常会出现的一个情况：部门间职能划分不清晰、部门间职能交叉。例如，由于公司办公室职能及其工作的特殊性，很多临时性的后勤保障事务往往都由交公司办公室予以完成，为此公司办公室承担了很多职能外的工作。为此，实施行政管理系统解决方案，就是要进行信息化的行政管理系统建设，以便及时调整整个公司组织结构；同时，对系统内部的结构和职能进行调整和划分，充分发挥好各个职能部门的作用，不断加强系统内部的人员优化、不断提高系统内部的工作效率。

    2、进一步规范行政管理职能。行政管理系统解决方案，帮助企业建立健全各项管理制度、岗位责任制度、工作程序，从而促使公司更加科学、规范的运作。同时，还必须使行政管理系统在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上充分发挥其管理作用。

    3、突出协调职能、强化服务职能。职能部门之间的沟通、协调工作做不好，直接导致公司相关业务的主管领导处理问题的难度加大，影响公司处理、决策问题的效率和效果，所以行政管理系统解决方案，就要在企业内部实现良好的协调和沟通，进一步规范各部门的工作流程、明确各部门的职责。

四、完善的行政管理系统解决方案

    （一）具体行政管理方案

    行政管理系统解决方案为企业行政管理设计了几个核心管理系统：企业文化管理系统、后勤管理系统、公文管理系统等。

     1、企业文化管理系统

     行政管理系统解决方案对企业文化管理主要包括管理企业会议、荣誉、企业形象、企业外事、业余文化建设、精神文明宣传等内容，为企业提供内外关系处理的数据支持。

    2、后勤管理系统

    前台管理

    前台管理即对公司前台工作进行管理，包括前台接待、重要留言记录、交接班备忘，确保更好地为客户服务，提高公司形象。

    收发室管理

    行政管理系统解决方案提供具体的收发文件管理方案，公司收发室负责收发公司及员工私人信件、报刊，同时负责传真、复印事宜，对收发室进行有效管理可节省成本，减少纸张浪费及非公司业务占用公司资源等不良现象。

    安全管理

    对企业安全消防工作、出入厂登记进行管理，保证公司财产和人身安全。

    图书室管理

    图书管理方案主要为公司图书室管理而设计，用于管理公司图书档案、借书证发放情况及图书借阅记录，行政管理系统解决方案，可实现公司图书管理规范化、信息化，提高图书管理员之工作效率。

    车队管理

    控制车队费用（控制车辆维修费用、加油费、出车记录、缴费等）和提高车辆的利用率，实现司机及车辆的有效管理。

    医务室管理

    医务室管理适用于公司设有小型医务室之单位。行政管理系统解决方案对医务室日常事务进行管理，主要包括：药品档案管理、医务室固定资产管理、药品账务管理、诊断记录、支付账单管理等具体解决方案。

    食堂管理

    行政管理系统能够根据员工出勤资料计算用餐人数，制定伙食计划，再由伙食计划生成菜料需求清单，并预算出购菜成本，从而达到方便管理食堂采购及有效控制食堂购菜成本的目的。

    宿舍管理

    宿舍管理内容包括宿舍房间与床位管理、住宿安排、生活用品发放、床位调动及住宿费用管理等。可方便进行宿舍调动，员工宿舍调动后会自动更新相关数据，使宿舍管理员不出办公室便可轻松安排宿舍。

    （二）行政管理系统解决方案具体管理职能

    企业管理体系大致上由行政管理提、生产体系、营销体系、财务管理体系等系统组成。而行政管理系统是一个由办公室、人力资源部、管理部和后勤保卫部等部门组成的，是一个担负着企业行政管理工作的部门综合体，协调服务企业内部诸多构成要素——人、财、物、信息、制度，是各个要素之间有效的配合，从行政管理过程来看，针对行政管理职能，行政管理系统解决方案设计了四个方面的行政管理职能方案：

    1、行政管理计划发，行政管理系统解决方案包含了具体的行政管理计划方案，主要包括制定计划、下达指示、作出决议、进行安排等具体方案。

    2、组织行政管理事务，即实施行政管理计划。行政管理事务组织方案包括对机构的设置、调整和有效运用,对人员的选拔调配、培训和考核等内容。

    3、协调企业管理，行政管理系统解决方案能够根据企业的政策、法令和各种具体措施，不断改善和调整组织之间、人员之间、活动之间的各种关系。使各项工作分工明确、配合密切、步调一致，以共同实现预定目标。

    4、企业行政控制，行政管理系统解决方案包含具体的企业行政管理监督、检查方案，可以通过行政管理系统的统计资料和实时信息的分析，对企业的人事、组织、财务等情况进行控制。

    行政管理系统解决方案管理内容

    制定管理标准

    这是行政管理系统实现企业管理的第一步。行政管理系统融合了先进的企业管理理念，能够优化现有的企业管理制度，形成科学的企业管理标准它，主要包括：企业的管理文件、管理制度、管理图表、管理标识。如：职能关系、上下班考勤标准、文件领取、员工手册、奖惩标准等。

    企业环境管理

    行政管理系统解决方案涵盖了企业环境管理，即制定了企业运营场所的安全与卫生管理办法，对企业的非生产设备资、办公物品进行规范管理。 

    企业员工管理

    行政管理系统能够对企业员工实行统一管理，八廓对员工的基本信息：生活习惯、家庭背景、文化学识、成长经历，以及工作情况、绩效考核等进行管理，通过统一的制度来规范员工的行为；促进他们的工作积激情、发乎积极性，推动企业的发展。

    信息管理

    行政管理系统解决方案包括，在行政管理系统帮助下对整个企业内的所有行政信息进行筛选、分类，并迅速分析、处理，即时传递上报，同时还能实时进行信息反馈与跟踪。

    资源分配管理

    行政管理系统的管理内容包含了度企业资源分配、协调，使企业在有限的资源条件下，通过对资源的使用与分配进行协调，实现资源利用的最大化，经济效益的最大化。

    业务运行管理

    行政管理系统对企业业务运行的管理，就是要保证企业管理资源的配合，保证企业职能部门需要支持的时候，做好后勤支持与资源供给。

    （三）行政管理系统解决方案具体解决问题

行政管理系统开发，是为各组室单位的行政管理办公的信息化、电子化服务的。为此，行政管理系统开发采用了安全网络技术，业务逻辑计算方法、工作流技术，复杂报表统计技术、人机界面交互技术等技术。通过行政管理系统建设，各单位组织就能转变办公模式，提高办公效率，降低办公费用，各部门协同办公，解决传统行政管理方式中的多种弊端。行政管理系统解决方案能为企业行政办公解决一下具体问题：

    1、行政办公管理透明化

    应用信息化行政管理系统，集成管理整个组织的行政办公信息，支持自动生成各种统计报表和分析图，同时具备各种形式的查询和比对功能，使行政数据清晰明了，是企业行政管理工作透明化和精确化，便于参加各种审查、公示及评比。

    2、规范工作流程

    行政管理系统实现工作流程电子化、规范化，清晰岗位职责，有效的防止工作的随意性。

    3、提高办公效率

    企业可以通过行政管理系统传递日常行政管理信息，将工作人员从日常繁琐重复的工作中解放出来，提高了效率。同时还能及时收集异地行政数据，及时管理分公司、子机构的行政状况情况，针对出现的问题，即时提出应对方案并解决问题。

    4、辅助决策

    行政管理系统解决方案可实现实现全局行政工作的可控制、可评价、可视化管理，同时还具备预警功能，使企业能够在第一时间作出最精确的管理决策。

    5、加强协同能力

    通过行政管理系统建设，建立虚拟机构，将各部门统一起来，在统一个系统中独立办公，并且打破看部门分割局面，通过信息化系统，各部门实现交互，实现协同办公，增强整个企业的协作性。

    6、节省运营成本

    行政管理系统实现无纸化办公；同时系统能有效地控资源，减少浪费，节省企业运营成本。

    7、精确绩效考核

    行政管理系统能够精确统计、反映员工的工作数量、质量、效率，为企业的考核供参考指标，实现公正、公平、客观、准确的绩效考核。

五、行政管理系统解决方案实施效益

    1、运用信息化手段，运用行政管理系统，通过实施行政管理系统解决方案，建立新型行政管理系统可以帮助明确企业目标，增强计划工作的有序性；让各部门、工作环节、人员、物料实现更好的协调配合，保证企业正常运营畅通无阻，完善指挥工作的系统性。

    2、行政管理系统解决方案帮助企业加强工作监督、控制与调整，包括建立激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。

    3、企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用，企业在发展过程中可以通过企业行政管理，强化企业成员的学习，使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术，并且将其转化到企业的生产和发展中去，增强企业的核心竞争力。

    4、保持企业可持续发展。企业行政管理系统解决方案可以根据企业需要加强外部沟通体系，为企业争取良好的外部环境，并且通过各种途径解决企业职工面临的思想和实际困难以及企业的困境，为企业发展取得良好的内部环境。从而保证企业平稳、有序地健康发展。